Mengajar Ibu Hari | Belajar mengetik, Membuat Daftar Isi dan Tabel di Microsoft Word

                                        Assalamu'alaikum wr.wb

 

 A. Pendahuluan
  Alhamdulillah kali ini kita masih diberi kesempata untuk bertemu meski lewat tulisan yang ala kadarnya ini. OK kali ini saya akan share pengalaman dalam mengajar ibu Hari Hastuti yaitu mengajar Mengetik, Membuat Daftar Isi serta Membuat Tabel menggunakan Microsoft Word. 
B. Latar Belakang
   Microsoft Word adalah perangkat lunak pengolah kata andalan Microsoft. Sedangkan secara umum, Microsoft Word adalah sebuah program aplikasi pengolah data berupa huruf / kata yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen, dan lain lain.
C. Maksud dan Tujuan
  Supaya Ibu Hari ini bisa membuat Surat sendiri serta bisa mengetik dengan cepat dan Benar.
D. Pembahasan
    Inilah Sedikit pembahasan yang saya lakukan dalam mengajar Ibu Hari Hastuti :

       A. Pengenalan Dasar

1. Cara mengetik – Untuk mulai menulis di MS Word maka yang dilakukan adalah dengan langsung mengetik menggunakan keyboard. Bila kursor belum tampak maka cukup klik dulu dengan ‘klik kiri / biasa’ di baris paling atas halaman yang berwarna putih polos tersebut agar ketikannya mulai dari baris awal.
2. Cara Menghapus Kata atau Kalimat – Untuk melakukan ini maka cukup dengan meletakkan kursor di depan tulisan (sebelah kiri kata pertama) lalu tekan tombol “Delete” di keyboard atau bisa juga letakkan kursor di sebelah kiri (belakang kata) dari kata atau kalimat yang akan dihapus lalu tekan tombol “Backspace” di keyboard. Bisa juga dalam belajar MS word ini kita mencari jalan pintas, misalnya pada cara ini kita cukup blok dulu kalimat atau paragraf yang akan dihapus lalu tekan tombol ‘delete’.
3. Cara Membuat Paragraf Baru atau pindah ke baris selanjutnya – Misalnya saja sudah selesai menulis 1 kalimat lalu mau lanjut di baris selanjutnya maka cukup tekan tombol “Enter” di keyboard.
4. Cara Membuat Huruf besar dan kecil – Caranya tekan tombol “Caps Lock” yang ada di sebelah kiri Keyboard. Tekan sekali untuk mengaktifkan huruf Besar atau Kapitalnya dan tekan sekali lagi untuk mengembalikan jadi huruf kecil lagi.
5. Cara Copy-Paste – Seringkan dengar istilah ini. Caranya cukup Blok dulu tulisannya kemudian tekan tombol Ctrl di pojok kiri bawah dan huruf C (Ctrl + C) di keyboard (ini untuk meng-copy tulisan). Selanjutnya untuk mempaste (memunculkan tulisan di halaman lain) caranya cukup buka file ms Word yang akan menjadi tempat menyimpan (mempaste) lalu setelah itu klik dulu di baris dimana kita akan meletakkan kalimat yang kita copy, selanjutnya tinggal tekan Ctrl + V. Bisa juga dengan cara blok dulu kalimtanya lalu klik kanan di mouse lalu pilih “Copy’. Demikian juga kalau mau dipaste, diblok lalu klik kanan dan pilih menu ‘Paste’
6. Cara Blok Tulisan – Cara ini dilakukan untuk memilih kata, kalimat, atau paragraf tertentu yang akan diedit, apakah itu mengganti jenis hurufnya, memperbesar atau memperkecil tulisannya, mengcopy atau apa pun tujuannya. Yang jelas ini dilakukan untuk tujuan menentukan kata tertentu yang akan diubah atau diedit. Caranya cukup klik di bagian depan kata atau kalimatnya lalu tekan dan jangan dilepas, selanjutnya tinggal tarik kursornya hingga ke bagian akhir yang akan diblok

            B. Tutorial Microsoft Office

Di sini Anda akan mulai belajar tutorial MS Office dengan penjelasan per menu Bar dan icon-icon yang ada di dalamnya. Dimulai dari menu Home yang berisi teknik dasar mengetik di microsoft word, hingga pada menu Insert dan Page Layout. Hanya saja kami tidak menjelaskan semua menunya, seperti references dan sebagainya karena beberapa jarang digunakan, apalagi kalau hanya untuk mengerjakan tugas ringan yang tidak butuh pengaturan khusus.

a. Home

Bagian Home adalah menu yang paling pertama dan paling dulu aktif saat kita pertama kali membuka Microsoft Word, sehingga bagian ini pula yang menjadi bagian paling penting dalam belajar MS Word. Jadi tanpa diapa-apakan langsung terbuka. Fungsi menunya pun merupakan yang paling banyak digunakan untuk tujuan pengetikan standar, seperti merubah font, ukuran tulisan, warna, mempertebal tulisan, mengatur posisi paragraf dan lain sebagainya. Berikut penjelasannya : 

• Cara Mengganti Font / Jenis Tulisan : Pada gambar pertama di atas perhatikan lingkaran yang ditandai dengan angka 1. Nah, cukup klik tanda seperti ujung anak panah di sampingnya biar semua jenisnya langsung tampak. Tapi sebelum itu, blok dulu kata, kalimat atau paragraf yang akan dirubah jenis hurufnya agar tools ini bisa bekerja. Cara memblok tulisan adalah dengan cara klik di samping tulisan yang akan diblok lalu tekan dan tarik hingga akhir kata yang akan dipilih, setelah itu baru mulai mengganti fontnya.
• Cara mempertebal (bold), memiringkan (italic) dan memberi baris bawah pada kata (underline) – Tutorial MS Word ini dilakukan untuk memperjelas atau memberi tanda pada kata penting. Caranya blok dulu tulisannya lalu gunakan tools yang ada di dalam lingkaran yang ditandai dengan angka 2.
• Memberi angka atau huruf pada daftar tertentu – Misalnya saja kamu mau buat resep masakan dan menunya terdiri dari berbagai bahan, maka agar listnya diberi angka atau huruf di awalnya maka cara ini digunakan. Adapun caranya adalah dengan memblok semua kalimatnya lalu pada lingkaran yang ditandai dengan angka 3 di atas tinggal pilih dan klik jenis bullet and numbering-nya.
• Cara Mengatur posisi paragraf – Kalau kamu mau menulis tulisannya rata kiri, kanan, tengah atau rata semua kiri dan kanan maka bagian pada lingkaran nomor 4 di atas yang digunakan. Caranya simple sekali, klik sekali saja pada paragraf atau kalimatnya lalu gunakan salah satu tools dalam lingkaran no 4 tersebut. Biasanya kalau membuat judul dipilih yang ‘center’ biar lebih menarik.

b. Insert

Menu Insert fungsinya untuk memasukkan data atau pengaturan dalam ketikan dan yang paling lazim seperti cara membuat tabel, menambah gambar, grafik, berbagai bentuk gambar kotak, lingkaran dll, memberi link dalam tulisan, menambahkan catatan kaki dan header atau cop pada surat, dan sebagainya yang semuanya penting dilakukan untuk melengkapi tulisan yang kita buat lewat MS Office. Untuk melakukan semua langkah di bawah maka kamu harus melakukan langkah ini : Klik Insert >> lalu klik Icon yang disebutkan di bawah.

• Bikin Tabel – Untuk bisa membuat tabel maka perhatikan pada gambar ke dua di atas yang diberi angka 1. Cukup klik lalu tarik ke samping kanan untuk menambah jumlah kolomnya dan tarik ke bawah untuk menambah baris tabelnya.
• Memasukkan gambar – Sebenarnya dengan cara copy-paste saja bisa, tapi kalau mau yang sesuai prosedur cukup klik pada icon nomor 2 di atas.
• Clip Art – Yang ditandai angka 3 di atas. Gunanya untuk memasukkan media apa saja, bukan hanya gambar, video dan file lainnya.
• Shapes (nomor 4) – Ikon ini digunakan untuk keperluan membuat berbagai gambar dasar berbentuk kotak, linkaran, setengha lingkaran, bintang dan lainnya. Caranya cukup klik saja maka otomasis kursor yang digerakkan akan membentuk gambar tersebut. Adapun ukurannya menyesuaikan dengan tarikan kursornya.
• Cara membuat grafik – Dalam belajar MS Word, membuat grafik adalah salah satu tutorial penting karena sering digunakan untuk penulisan data, seperti data penjualan, karyawan dan sebagainya. Toolsnya ada pada angka 5 di gambar kedua di atas. Caranya cukup klik lalu pilih modelnya dan terakhir klik ‘Ok’. Adapun pengaturannya akan dijelaskan lebih lengkap dalam halaman lain.
• Cara Memberi Link Pada Tulisan di MS Office – Hyperlink yang ditandai dengan nomor 6 di atas digunakan jika dalam artikelnya ingin diberi link website yang ketika diklik akan langsung masuk ke webnya selama komputernya tersembung dengan internet.
• Bikin Header, Footer dan Menambah Nomor Halaman – Kalau buat kop surat baiknya jangan manual tapi gunakan icon ini. Pada gambar dengan tanda no. 7 klik tulisan ‘Header’ untuk mulai menambah kolom khusus di atas ms office yang kamu gunakan. Tapi saat diklik akan ada beberapa pilihan, seperti posisi tengah atas, samping dan bawah atau yang dipojok kiri atas dan bawah. Demikian juga pada Footer / Catatan Kaki dan untuk memberi nomor halaman file kerja microsoft wordnya.
• Symbol (no. 8) adalah untuk menambahkan simbol kecil saat mengetik, apakah itu berupa gambar unik, tanda, atau pun huruf tertentu yang tidak ada dalam jenis font yang disediakan. Caranya cukup klik lalu pilih yang sesuai yang kamu cari.

c. Page Layout

Pada menu Page Layout ini kamu tidak lagi berurusan soal belajar MS Word pada teknik penulisannya, tapi sudah masuk ke pengaturan hasil ketikanmu. Beberapa yang dilakukan adalah menentukan margin (batas tepi pengetikan di atas, samping dan bawah), mengatur spasi, bentuk lembaran apakah memanjang atau melebar, menentukan ukuran kertas, dan juga kolom tulisan apakah hanya 1 kolom atau dibuat seperti suratkbar dan masih banyak lagi. 

• Margins – Untuk mengatur lebar batas tulisan di atas, samping kiri dan kanan serta bawah. Maksudnya kita mengatur agar pengetikan berhenti sampai pada garis yang ditentukan dan agar terlihat rapi. Caranya, klik pada icon dengan tanda no 1 di atas lalu atur angkanya sesuai selera.
• Orientation – Ini untuk mengatur bentuk penulisannya apakah melebar atau memanjang ke bawah. Ini juga akan berfungsi untuk mengatur hasil print ketikanmu di microsoft office yang mana tampilan tulisannya apakah melebar atau memanjang pada kertas HVS yang digunakan untuk mencetak. Caranya cukup klik dan pilih salah satunya.
• Size – Cara mengatur ukuran kertas apakah HVS (A4) atau Folio, Letter atau Legal adalah dengan menggunakan icon dalam insert yang nomor 3 di atas. Biasanya untuk tugas sekolah seperti membuat makalah digunakan A4 atau Letter.
• Columns – Funsi icon Columns ini adalah untuk membuat tulisannya berkolom-kolom seperti layaknya tulisan surat kabar. Jika tidak ingin menggunakan ini maka tidak usah diklik karena otomatis setiap halaman di ms word langsung dalam bentuk 1 kolom.
• Indent – Untuk Mengatur posisi paragraf apakah agak masuk atau dibuat pas pada marginnya maka icon dengan tanda nagka 5 ini yang digunakan. Tinggal coba atur dengan merubah angka pada Left dan Right-nya.
• Spacing – Cara mengatur spasi tulisan dari ketikan adalah dengan menggunakan tool angka 6 di gambar ke tiga di atas. Before artinya spasi sebelum paragrafnya dan After adalah setelahnya.

Mengenai Menu Bar yang lain seperti, References, Mailings, Review, View, Add-Ins, dan Acrobat bisa dibilang jarang digunakan untuk tujuan pengetikan dasar, kecuali untuk tujuan tertentu, seperti mengetahui jumlah karakter pada menu Review >> Word Count atau Add-Ins untuk menggunakan aplikasi yang diinstall ke dalamnya seperti Al-Qur’an in Word dll.

Cara Membuat Daftar Isi di MS Word

Jika kamu buat makalah atau tugas sekolah maka sering sekali menampilkan daftar isi di dalamnya kan. Nah kamu kan sering liat ada titik-titik sebelum angkanya? Kalau bisa jangan dibuat manual tapi secara otomatis aja, biar lebih rapi.
Cara ini dilakukan jika misalnya semua halaman sudah siap dan judul dari setiap bab dan pembahasannya sudah ditambahkan pada tiap halaman. Karena jika tidak maka cara ini tidak bisa berjalan.

1. Pertama pada tiap halaman atur dulu jenis Heading-nya, apakah menggunakan Heading 1, 2, atau 3. (Lihat di bagian menu Home).
2. Selanjutnya pada halaman khusus daftar isinya juga diatur Headingnya sesuai di tiap halaman.
3. Berikan juga halaman pada tiap halamannya lewat “Insert” >> “Page Number”
4. Berikutnya klik menu “References” lalu “Table of Contents”
5. Plilih “Automatic Table 1” atau 2 maka secara otomatis akan langsung muncul titik-titik dengan angka dibelakangnya.

Cara Membuat Tabel di MS Word

Hanya ada beberapa langkah untuk membuat tabel yang disertai dengan kolom dan baris yang bisa kita atur sendiri jumlahnya. Sebenarnya sudah disinggung di atas, hanya saja di sini dibuat lebih lengkap penjelasannya biar lebih mudah dipahami. Berikut langkahnya (ikuti berdasarkan nomor) :

1. Klik menu Insert
2. Klik ‘Table” yang ada di urutan ke 4 dari deretan icon yang ada.
3. Goyangkan atau lewatkan mouse di atas kotak-kotak kecil yang muncul untuk mengatur jumlah kolom dan barisnya. Dan jika sudah pas, tinggal klik sekali.
4. Setelah tabel muncul tinggal atur lebar kolom dan barisnya dengan cara arahkan kursor pada bagian atas garis persis hingga muncul tanda panah yang slaing bertolak belakang (jika belum usahakan hingga kursor persis berada di atas baris). Jika sudah langsung klik dan tahan lalu geser sesukamu.
5. Jika sudah diatur lebarnya, tinggal mulai menulis dengan cukup klik sekali dalam kolomnya.

Belajar Cara Membuat Tabel di MS Word

Sebenarnya hanya ada 3 langkah untuk menyelesaikan pekerjaan mudah seperti ini, dan yang susah sebenarnya hanya mengisi datanya saja, apalagi jika harus membuatnya berlembar-lembar. Tentu akan butuh waktu semalaman untuk menyelesaikannya. Berikut prosesnya:
1. Klik Insert di bagian menu Bar (menu deretan kedua)
2. Klik icon “Table” di deretan ke empat. 

3. (perhatikan gambar di atas) Lewatkan kursor di bagian atas kolom-kolom kecil yang muncul (tapi jangan diklik). Tarik ke samping untuk menambah kolom atau tarik ke bawah untuk menambah baris, tapi jangan di klik dulu. Setelah jumlah kolom dan barisnya sudah sesuai dengan yang diinginkan, maka barulah diklik. Sampai disini anda sudah berhasil membuatnya, tinggal lanjut ke pengaturannya di bawah.
Sebelum lanjut, sempatkan baca : Tutorial Lengkap Cara Menggunakan MS Word

Mengatur Lebar Tabel dan Bagian Lainnya

Lebar tabel maksudnya di sini adalah kolom dan barisnya. Jika kita mau melakukannnya secara manual dan hanya pada beberapa saja maka cara ini dilakukan, kecuali jika ingin melakukan pengaturan massal maka lain lagi caranya.
1. Pertama, bawa atau angkat kursor tepat di atas garis hingga muncul tanda seperti tanda panah yang saling bertolak belakang, seperti gambar di bawah:

2. Setelah tanda di atas muncul barulah klik sekali dan tahan sambil digeser ke samping untuk kolomnya atau geser ke bawah jika barisnya yang mau dibuat lebih lebar atau lebih sempit, tapi penempatan kursornya awalnya harus di atas garis baris, bukan garis kolom.

Adapun cara lain mengatur lebar kolomnya adalah dengan cara :

1. Blok dulu kolom yang mau dirubah. Cara bloknya dengan mengarahkan kursor di atas kolom hingga muncul tanda panah hitam kecil, lalu klik hingga tampak biru bagian dalam kolomnya, seperti gambar di bawah :

2. Setelah tampak biru seperti di atas (atau kursor ada dalam kolom) , selanjutnya klik “Table Tools” lalu pilih menu “Layout” (dan berikutnya tinggal isi angka pada “Height” untuk tinggi barisnya dan “Width” untuk lebar kolomnya. (Ingat! Menu ini baru akan muncul kalau kamu blok tabelnya tau menempatkan kursornya dalam tabel. Letaknya di paling kanan dari deretan menu Home). Perhatikan gambanya:

* Masalah yang sering timbul saat mengelola Table

Saat membuat tabel ada saja persoalan yang timbul, mulai dari tulisan yang tidak bisa center, posisi tabel yang tidak bisa dipindah dan masih banyak lagi yang kadang membuat kita tidak puas dengan hasil akhirnya. Berikut solusinya:

1. Tulisan dalam baris atau kolom tidak bisa rata tengah : Untuk masalah seperti ini maka sebaiknya saat pertama kali menulis dalam tabel jangan diatur dulu letaknya, apakah itu tengah, kiri atau kanan. Biarkan semua selesai dulu baru di-edit, karena jika tidak, terkadang selanjutnya sulit ditata. Adapun caranya cukup blok semua bagian yang akan diatur lalu klik kanan dan pada “Cell Alignment” tinggal pilih posisi yang diinginkan.
2. Bagaimana cara menambah baris? – Caranya mudah sekali, klik di bagian pojok kanan tabel atau pada sebelah kanan luar baris terakhir lalu tekan ‘Enter‘. Maka secara otomatis barisnya akan bertambah dan jumlah kolomnya menyesuaikan dengan yang di atasnya. Atau bisa juga dengan cara letakkan dulu kursor di baris terakhir atau pada baris yang ingin disisipi baris baru kemudian klik kanan lalu pilih ‘Insert’ >>’ Insert Rows Below’
3. Menambah kolom – Sama dengan di atas, yaitu klik pada kolomnya dulu lalu klik kanan dan pilih Insert >> Insert Colums to the left (untuk menambah kolom di samping kiri) atau Insert Colums to the right (menambah kolom di samping kanan)
4. Menghapus kolom atau baris – Caranya sama dengan kalau menambah hanya saja kita pilih menu delete. Pertama letakkan dulu kursor di kolom yang akan dihapus lalu klik kanan dan pilih ‘Delete Cells‘ lalu pilih salah satunya, yakni Delete Entire Row (menghapus baris yang diblok) atau Delete entire Colum (menghapus kolom yang diblok)

E. Kesimpulan
  Dapat Mengetik dengan baik dan benar serta bisa membuat Table sesuai dengan apa yang di inginkan.
F. Refrensi

•   http://www.caraspot.com/tutorial-belajar-ms-word.html 
• http://www.caraspot.com/membuat-tabel-di-ms-word.html

G. Penutup
   Cukup Sekian yang dapat saya post hari ini. Semoga dapat bermanfaat.

 

                                                       Wassalamu'alaikum wr.wb